スケジュール管理や優先事項の整理についての徒然

手帳好きだったなぁ…

 

私もスケジュール管理や優先事項の整理、それも必要以上に時間をかけずに…ということは、昔からよく感じていた欲求のように思い出されます。

以前はプチ・マニアのように手帳が好きで、毎年、どれにしようかと選ぶのに悩むのが楽しかったものです^^

それでも求めていたのは、管理のための管理、整理整頓のための整理整頓は最小限にして、できる限り発想が伸びやすくしておきたいという感覚です。

アタマの中はスケジュールで一杯という状態は、私には窮屈(きゅうくつ)過ぎると感じますし、だからといって、スケジュール管理(とくに人との待ち合わせ時間など)でミスもしたくない。

スケジュールでミスのないようにしながら、それよりもクリエイティブな思考のほうが私は好きですし、大事です^^

そんなことも関連して紙の手帳を使っていた時はガッツリ書き込むほうでしたし、今はオンラインでクラウドのものを使っていて、もっと書き込みやすくなりました。

巡り巡って今、クラウドで使っているスケジュール管理は実にベーシックな定番のもので、私はこれが使いやすいと思っています。

自分にとって、もっとも使いやすいものが一番ですね^^

思考を整理するためにマインドマップも頻繁に使っていますし、後述するタスクやプロジェクト管理のアプリも使っています^^

マインドマップソフトを乗り換えてみる

 

プロジェクトやタスクの管理はExcelではなくて

 

なんか、こういった見出しを書くと、クラウドサービスのキャッチコピーを思い出しますが、私はその手のサービスの回し者ではありません(笑)^^

クラウドサービス、特にクラウドのCRM(カスタマー リレーションシップ マネジメント:顧客管理システム)やSFA(セールスフォース オートメーション:営業支援システム)などを提供している企業は「Excel管理ではなくて」・「Excel管理から卒業~」というのを、セールスコピーに使うことが多く観られますね^^

様々なサービス企業があり、実によく考えて創り込まれていてスゴイと感じますし、事業規模や在り方によっては使ったほうが適切とも考えられます。

これらも色々と観てみたりお試しで使ってみたりしたのですが、使うことで逆に管理がしにくくなることもあるとも感じられるところもあります。

そのため私は、見込み客や顧客管理は業務用のメールソフトの付随機能やExcelなどを使う範囲で間に合っています^^

この業務用のメールソフトはクラウドサービスですが、これもまた顧客管理に一役を買ってくれて使いやすいと感じています。

なお、クラウドストレージは定期契約で使っていて重宝していますが、クラウド系は、複数台の端末で使えるのもメリットですね^^

…話を戻しますと、私はスケジュール管理とプロジェクトやタスクの管理は、別のアプリにしていて後者では「Trello」(トレロ)というクラウドサービスを使っています。

イメージや機能についてはTrelloのWEBサイトや、キーワード検索でユーザーさんが紹介している内容からご確認いただけます。

別に「Trello」(トレロ)の回し者ではないですが、パソコンでもモバイルでも使えて、慣れると手放せないぐらい楽チンで効率が良く、無料の範囲でも充分です^^

実に手軽でラクですし、複数プロジェクトを持っていても、カンタンに俯瞰(ふかん)しやすいです。

各タスクの進捗をカードをドラッグして変更できる「かんばん方式」というものですが、管理が視覚的に分かりやすくなった感覚もしています。

利用しているユーザーさんも多く、便利な使い方の説明情報もカンタンに得られますし、拡張アドオンも出ていて、弊社ぐらいの規模でしたら充分です。

ツールは他にも様々ありますし私もそういったツールは好きな方ですが、何を使うにしても使い込んでこそ初めて観えてくるものもあります。

ちょっとやってみてダメだったと、ポイ捨てしないのも大事かもしれません。

食事をするときの箸だって、子どもの時、最初からスムーズに扱えていたわけではないはずですが、箸の使い方を覚えるよりは、ずっとカンタンだと思います^^

少なくともCRMやSFAの使い方を覚えるよりは、ずっと早いのではないかな、と。

慣れるまで最初は面倒に感じたとしても、その先に時短と思考の広がりに繋がるステージを、私はリアルに感じています^^

Trelloについては、こちらの記事でも、もう少し具体的に触れました。

「タスクリスト」を「チャンスリスト」に^^

 

「起業家」と名乗るならー

 

「優先順位」は、明確に整理が出来て当たり前ー

「PDCA」も、自分にマッチするティストで回せて当たり前ー
 
いつからでしょう…私が自分に、そう思えるようになったのは…。

起業5年目、いや10年目?

あれやこれやと試行錯誤を重ねているうちに、何だか自分にマッチしたマイティストの進め方が馴染んできたようです^^

考える前に手を動かす、思うより慣れろ、ということでしょうか。

それと何もツールや手法だけのことではなく、それ以前の「視点の持ち方」というのがあります。

 

私の好きな『時間管理のマトリクス』

 

緊急事項はまだしも、不毛なことに時間を取られることが多いと感じている方が、もし、おられましたら、すこし立ち止まって、以下のリンク先をじっくり観ていただくのも打開に繋がると考えられます。

ここでスグにできないと早合点するのではなく、「中長期スパンで浸透させていく」と気長に捉えて、少しずつでも意識的に軌道修正していくように心がけると観えてくるものがあるかもしれません。

もし、今まで出来ていなかったとしたら、おそらくスグになんて出来ませんし、イメージも(なんとなく、おぼろげを除いては)湧かないでしょうから、まずは意識付けからというところですね。

私はそんな一朝一夕ではありませんでしたし流されやすさも併せ持っているので、決してカンタンではないと感じてきましたが、今となっては効果的だった視点をご紹介いたします^^

7つの習慣』で述べられているような「重要事項を優先する(最優先事項を優先する)」、つまり「緊急度ではなく重要度を優先する」ための「時間管理のマトリクス」を私が初めて観たのは、もう何年も何年も前だと思います。

「緊急ではないが最重要なことを優先する」というものですね。

結局、このほうが早いのです。目的地に近づこうとするならば。

今でも私は、このマトリクスはデスクの横に貼っている1つです。

そうして、いつも脳内の片隅にはあるような気がしますが、知らず知らず、継続はチカラなりになっていたということかもしれません…。

今では自然と、そういう思考になりますし、ズレたりブレたりしていたら、スグに不快に感じ取れるようになっています。

多少なりとも不快なことは、自ずと軌道修正するための思考に繋がっていきます^^

思考整理のためのツールもガッツリ使い込みますが、一番は思考の「慣れ」?、浸透が作用しているようにも感じられるところです。

スグにそうなって行ったとは言えなくて、意識し続けているうちに…段々と軌道修正に向けて調整していくココロの習慣になっていったと感じています。

これを観た瞬間に実行できるかどうかなどの即断が大切なのではなく、重要なことを重要なこととして進めていこうとする気概が持てるかどうかだと思います^^

「気概」というほどではないかもしれませんが…^^

 

私にとっての「最重要事項」

 

私などに限らないと思いますが、起業家さんにとっての最重要事項は「経営理念・ミッション・ビジョン」の実現のために進み続けることでしょうか?

「経営理念」は「活動理念」とも言えると想いますが、「経営理念・ミッション・ビジョン」については、下記記事の後半で、その意味などについて少し触れましたので、ご関心のおありの方はご覧いただけましたら幸いです。

10倍の目標を立てるから、10倍のパワーが出る理由

 

経営理念(バリュー・存在価値)は、起業初心者のうちは経験値も限られていて、自分でも気が付いていなかったりすることもあり、初期のうちから本当のところの理念は見出すのは早い(無理がある)とも言われます。

ですが、ミッション(使命・方向性)・ビジョン(定量的ゴール・将来像)だけでも先に言語化していくと、大切で限られた時間が、より効果的に使えてくると予想されます。

リアルで本気の起業家の方でしたら理念やビジョンのためにミッションを考えて、そのために生きていると言っても過言ではないかもしれません。

スケジュール管理もタスク管理も行動のためですので、本来、それらのためにあるはずですが、年々、次のように考えるようにもなってきました。

スケジュール管理の何より大切な基本目的は、まず、自分のココロも身体も大切にいたわるためだと私は思っています。

起業活動は、元々はココロから生まれ、ココロで動かしていくものと私は思っていますが、いつだって、そのココロを曇らせたり見失わなったりしないようにしたいですよね^^

自分に虚飾のないような、本質的な自己肯定感を意識して…活きていきたいと思います。

誰かに喜んでもらうために頑張るのは良いことに思えますが、そればかりではないはずです。

他人に自分の価値を認めてもらう他者承認のために、むやみにスケジュールを詰め込み“すぎる”という人も見かけますが、その欲求ばかりが本質でしょうか?

『マズローの欲求段階説』などを検索して観てみると、とくにピラミッドの形にしてある図は分かりやすいのではないかと思えるところです。

私は、このピラミッドの形の図も、いつも目につくところに置いています^^

逆に、スケジュールがスカスカ“すぎる”というのも、のんべんだらりみたいで考えものかもしれません。

たとえ、学びに時間を費やすので営業は減らすであっても、学びのスケジュールは入るわけです。

 

どちらにおいても、過ぎたるは及ばざるが如し

 

この“すぎる”というのは、その人のタイプによって度合いがチガウと思います。

たくさん入っていたほうがマッチするタイプの人もいれば、程よく空いているほうがマッチするタイプの人もいるでしょう。

混んでいる・空いている…どちらが好みだとしても、過ぎたるは及ばざるが如しにならないようにしたいものです。

“すぎて”いたら、どんなツールを使っていようがツールが考えてくれるわけではなくて、自分のココロが感じて脳が考えるわけですので、それ以前の問題でしょう。

緩やかなのがマッチする人が詰め込みすぎていたら、「忙しい」と書いて「心を亡くす」とも読むように、(そんなことはないと思っていても)気が付かないところで麻痺してしまうかもしれません。

逆に、詰め込んでいるほうがマッチする人でも、ココロの奥底が麻痺してしまうことのないように気を付けたいところです。

私は大きく見据えながらも、ゆっくり、ひらひらとフローでご機嫌に進んでいきたいと思います^^

 


「7回走ったら、1回坐る」という意味の「七走一座」(しちそういちざ)という禅語もあります。

『翌日の仕事に差がつく おやすみ前の5分禅』島津 清彦 著)より。

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