「タスクリスト」を「チャンスリスト」に^^

やっぱり、可視化させるから視えてくる

 

自分のプロジェクト管理表・タスク管理表を観ていると、自分でも面白いな、と思うときがあります^^

少し前にあったことで言えば、先週には方向性の答えを見出だせていなかった「課題」が、今日にはスッと見出だせていたりすることもあります。

こうなってくると、タスクリストは単なる「タスクリスト」ではなく、「チャンスリスト」と言えるものだな、と感じられてきます。

困ったものだ、どうしたものか…に留まっていたら、それは「問題」のまま顕在化し続けるかもしれません。

習慣的に手軽にアウトプットすることから見える化して、客観視することで観る角度を変えていくことが打開力となっていくでしょう。

ここはマインドセットとして、以下のような講義も学ばせていただいてきました。

「弱み」を科学する!あなたの弱みが強みに変わるポイントを探索 ~タスク・リストより効果的な「チャンス・リスト」の活用法?!~

(同様に学びたい方は、ビジネスモデル・デザイナー(R)・1級講座以上を受けた方ですと有料で上記スクールに入会できますので、村田までお問い合わせいただければと思います)。

なお、タスク管理は、プロジェクト管理の大元となるPDCAがあってのものであり、俯瞰できる「PDCAが主」で、個々の「タスク管理は従」となります。

 

タスクをチャンスに昇華させるプチ一歩

 

タスクをチャンスに変えるための習慣化として、とにかくサクサクとアウトプット(見える化して客観視)するプチ実践から始まると思います。

私は、アタマの中だけで悶々と置いておくのではなく、とにかく書き出して客観的に俯瞰していけるカタチにすることを大事に感じています。

それこそ、アタマの中で思う以上の効果が、私は日常的に感じられています。

これをしないと気持ち悪いと言いますか、しないでいられない習慣です。

私の場合、中には、グチリストまであったりして(笑)

吐き出すことは「潔斎」のためにも大事であり、逆に言えば「潔斎」を目指すために吐き出しているとも言えます。

私はタスク管理は、コチラの過去記事でもご紹介した「Trello」というツールを好んで使っていますが、自分にとって使いやすいツールを使い倒すことが大切ですね^^

スケジュール管理や優先事項の整理についての徒然

ここは手軽に続けやすいものであることが大事ですので、日常的にサクサクと使えて、視覚的にも楽しげなものがポイントだな、と思います。

それと内容が増えていっても、追加・更新・変更がしやすくて、全体的にも観やすいものであるものを、私は選びました。

かつ、クラウドサービスを使う場合、無くなってしまっては困りますのでユーザー数の多いもの(評判の多いもの)で、いざという場合でも乗り換えしやすいものとして考えました。

  • 手軽に続けやすいカタチ
  • 日常的にサクサク使えるもの
  • 追加・更新・変更がスムーズ
  • 全体的に見易いもの
  • ユーザー数や評判が多いツール
  • 乗り換えやエクスポートがしやすいツール

Trelloはこちらの方の記事にもありますように、ボードの内容をExcelにエクスポート(取り出す)事ができます。

このツールに限りませんが乗り換えしやすいこと、ベーシックなツールであるオフィス系ソフトにもエクスポート出来ることなどは、使っていても安心感がありますね。

 

Trello(トレロ)

 

私はTrelloの回し者ではありませんが、Trelloは無料でも充分に使えるクラウドツールで、パソコンでもスマートフォンなどのモバイルアプリでも、サクサク使えます^^

公式サイトは、以下からご確認いただけます。

 

一元管理が出来ることが大切ですので、このスマートフォンでも、パソコンでも観れることもポイントです。

かつ、必要に応じてチームメンバーとの共有のオンオフもしやすいことも取り組みによっては必要となります。

例えば、私のTrelloの中には、よくあるようなToDoリストもあれば、「アイデア」や「検討・課題」のリスト、「ブログネタ」のリストなどもあり、「PDCAのそれぞれのステップに応じて細分化されたリスト」も創ってあります。

(これだけに限りませんが…)。

他、「完了」や「保留」・「中止」のリストなども創ってあり、それらがプロジェクトごとのボードにまとめてあり、俯瞰しやすくしてあります。

私は1つのプロジェクトごとに、複数のボードを創る場合もあります。

例えば、○○というプロジェクトでも…

顧客対応に関するボード・チームワークに関するボード・WEBサイトに関するボード・新規ご応募者対応に関するボード・対外活動に関するボード・運営事務局に関するボード…etc…など、部署のように分かれていくわけです。

ボードごとに背景も設定できますので、視覚的にもカラフルに観れます^^

(内容は非公開にしていますので、画面キャプチャにあたり文字はぼかしてありますm(_ _)m)。

 

上記のボードの1つをパソコンから開いてみたイメージ例が、以下です。

これはボードの中身を、一例として画面キャプチャしたものです。

 

 

それぞれのリストにはカード形式で、ずらずらとタスクが入れられます。

以下のように各カードをクリックすると、その中では説明やコメントが制限なく入れられる仕様になっています。

以下は「カードの例」というカードを創ってみた例です。

 

他、期限を要するものは期限を、チェックリストを要するものはチェックリストを付けられたり…、他、添付ファイルも付けられたり、カラーのラベルを付けられたり、付随機能があります。

また、各プロジェクトは、各チームの区分けにまとめてあり、つまり、大項目・中項目・小項目……とスムーズに観ていきやすくしてあります。

そして、プロジェクトを横断して、全てのカードが俯瞰できるようになっていて、これが管理をずいぶんと楽にしてくれています。

期限ごと・プロジェクトごとなどにソート(並べ替え)できます。

文章で羅列するとややこしく感じるかもしれませんので、以下に部分キャプチャを付けてみます。

(本当は、もっとカードがあるのですが、縦長になり過ぎますのでトリミングしました)。

文字はぼかしてありますが、さすがに公開したくありませんのでご了承ください^^

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